従来の、電話、ハガキ等による連絡の他に、Eメールを使った連絡が今後増えていくものと想像されますが、それを更に一歩進めて、メールとホームページ(CGI)の組み合わせで自動的に日程スケジュールのすり合わせなどが簡単に出来るシステムを提案いたします。
複数のメンバー間で何かを決定する際の面倒な連絡のやりとりを、最小限の労力で効率よく実現できます。
まず、前提となるのは各メンバーにEメールで連絡の取れる環境とホームページが閲覧できる環境が必要となります。Eメールアドレスについては、特に制約はありませんが、jpta.orgメールサービスを使えば、プロバイダを移転したりしても常に同じメールアドレス(会員番号@jpta.org)が利用できますので一番のお勧めです。 普通にインターネットを利用している方であれば、特に問題になる部分は全くありません。
実際の手順はまず、各メンバーに設定画面からメールを送信します。 事前に登録してあるメンバー一覧表から該当するメンバーにのみメールが届くようにできますので、メンバー全員あるいは役員のみとかというように対象をその都度変えての連絡が行えます。画面最上段部の"返答項目"部分に出席,欠席というように項目を設定しておけば各メンバーがその項目に対して入力ホームページ上からYES○、NO×で返答が可能となります。返答項目は2項目である必要はありませんのでたとえば、日程のすり合わせをしたい場合には1日,2日,3日,4日 という具合に項目を設定しておけばメンバーは1日は×、2日は○、3日は×、4日は○というように自分の都合を返信できるようになります。で、全メンバーが返答をした時点で自動的に全体の返信結果を各メンバーに自動的にメールで再度知らせるというしくみです。

�@連絡網管理者が設定画面からメンバーにメールを一斉送信する。
�A各メンバーには連絡網管理者からのメールが届くのでメールに知らされたURLから返事を出す。
�B全メンバーの返事が届いた時点で自動的に集計結果が再度メールで全メンバーに届く。

単純にメールで連絡しただけの場合だと相手にしっかり届いたのか、また相手からのメールでの返信をどう処理するのかなどなかなか思うように管理できませんが、このシステムだと返事を出していないのが誰なのか、誰はどんな返事を出したのかが確認ホームページ上から一目で確認可能です。
返事を出すメンバーにとっても、他のメンバーがどんな返事を出しているのかなどを参照できますから、よりオープンな連絡網が構成できるはずです。
今までの電話による連絡網も当然、必要ではあると思われますが、より正確、スピーディに連絡をとろうとした場合に、このシステムを利用すれば非常に効果的だと思います、あるいは、アンケート等への利用なども効果的なはずですし、経費節約にも繋がります。
●サンプルは私、石沢と森田さんの2人分だけですが人数が多ければ多いほど重宝すると思います